En résumé : on parle de shadow IA quand des agents ou des salariés utilisent un outil d'intelligence artificielle (IA) que leur organisation n'a ni choisi ni encadré, le plus souvent avec un compte personnel. En 2026, c'est devenu courant : dans neuf administrations de l'État, 55 % des agents interrogés utilisent des outils non validés, et 61 % des salariés qui se servent de l'IA passent chaque semaine par un compte personnel. Le danger ne vient pas de l'IA elle-même, mais de ce compte : aucun contrat, aucune trace, aucune maîtrise du lieu où partent les données. Interdire ne fonctionne pas. La réponse consiste à fournir un outil validé, fixer des règles écrites et former les équipes.

Dans la plupart des organisations, l'IA est arrivée par la petite porte. Un agent a reformulé un courrier sur son téléphone. Une cheffe de service a fait résumer un rapport de quarante pages. Un commercial a enregistré une réunion client avec une application gratuite pour ne pas prendre de notes. Personne n'a rien demandé, et personne n'a rien autorisé.

Ce phénomène a un nom : le shadow IA, ou shadow AI en anglais, par analogie avec le « shadow IT », ces logiciels installés sans l'accord du service informatique. La différence tient à la nature de ce qui circule. Un tableur non autorisé reste sur un poste. Un texte copié dans un assistant conversationnel part sur les serveurs d'un fournisseur, parfois hors d'Europe, parfois pour entraîner ses modèles.

Ce guide fait le point sur ce que disent les études publiées en 2026, sur les textes qui s'appliquent déjà, et sur une méthode en sept étapes pour reprendre la main. Il traite d'abord ce qui est commun à toutes les organisations, puis ce qui change pour une collectivité et pour une entreprise.

Qu'est-ce que le shadow IA ?

Le shadow IA désigne l'usage, dans un cadre professionnel, d'un outil d'intelligence artificielle que l'organisation n'a pas validé. Trois situations reviennent le plus souvent :

• un compte personnel gratuit sur un assistant conversationnel grand public, utilisé pour rédiger, résumer ou traduire des documents de travail ;

• une extension ou une application installée sur un poste ou un téléphone, qui transcrit, corrige ou analyse ce que l'utilisateur lui confie ;

• une fonction d'IA activée par défaut dans un logiciel déjà en place, sans que le service informatique ni le délégué à la protection des données (DPO) l'aient examinée.

Le point commun n'est pas l'outil, mais l'absence de cadre. Le même assistant peut être parfaitement acceptable avec un contrat d'entreprise, des paramètres maîtrisés et une politique d'usage claire. Il devient un risque quand il est utilisé avec un compte personnel, en dehors de toute règle.

Le shadow IA n'est pas un comportement malveillant. L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI) le rappelle dans sa synthèse de février 2026 sur l'IA générative : les fuites viennent le plus souvent de salariés qui transmettent « involontairement » des informations sensibles. Les gens cherchent à gagner du temps, pas à contourner les règles.

Shadow IA en 2026 : ce que disent les chiffres

Quatre études publiées cette année permettent de mesurer le phénomène, côté public comme côté privé. Elles portent sur des populations différentes et ne se comparent pas terme à terme, mais elles vont toutes dans le même sens.

Côté public, le chiffre le plus récent vient de l'enquête présentée avec le plan « Notre IA » pour les services publics, le 16 juin 2026. Le rapport conjoint de l'Inspection générale des finances (IGF), de l'Inspection générale de l'administration (IGA) et de l'Inspection générale des affaires sociales (IGAS) donne un ordre de grandeur plus large, qui inclut les collectivités.

Côté privé, l'étude Microsoft France réalisée par YouGov fait aussi apparaître la cause : plus de sept managers sur dix n'ont reçu aucune formation à l'IA. Les équipes apprennent seules, avec les outils qu'elles trouvent.

Le rapport 2026 d'IBM sur le coût des fuites de données chiffre enfin la conséquence : une fuite impliquant le shadow IA coûte en moyenne 5,39 millions de dollars. Ce rapport porte sur un échantillon mondial d'organisations déjà victimes d'une fuite, ce qui en fait un indicateur de tendance plutôt qu'une mesure de la fréquence en France.

Pourquoi le compte personnel est le vrai risque

Un assistant d'IA utilisé avec un compte personnel pose quatre problèmes distincts. Aucun ne tient à la qualité de l'outil. Tous tiennent à l'absence de relation contractuelle entre l'organisation et le fournisseur.

1. Aucun contrat ne protège les données. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose, à son article 28, un contrat écrit avec tout prestataire qui traite des données personnelles pour le compte de l'organisation. Un compte personnel crée une relation entre l'agent et le fournisseur, pas entre l'organisation et le fournisseur. Il n'existe donc aucun Data Processing Agreement (DPA), c'est-à-dire aucun engagement sur la durée de conservation, la sécurité ou la sous-traitance.

2. Les données peuvent servir à entraîner des modèles. Les conditions des offres grand public de plusieurs assistants prévoient, par défaut ou sur option, la réutilisation des conversations pour améliorer les modèles. Les offres professionnelles l'excluent en général par contrat. Un agent qui colle un compte rendu de réunion dans un outil gratuit ne sait pas, le plus souvent, dans quelle catégorie il se trouve.

3. Les données peuvent quitter l'Europe. La plupart des assistants grand public sont édités par des sociétés américaines, soumises au Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act (CLOUD Act) quel que soit le lieu de stockage. Ce point est détaillé dans notre guide sur l'IA souveraine face au cloud américain, et dans notre test pour savoir si vos données de réunion voyagent aux États-Unis.

4. Les comptes eux-mêmes se font voler. L'ANSSI relève que plus de 100 000 comptes ChatGPT ont été compromis par des logiciels espions entre 2022 et 2023, puis revendus sur des forums cybercriminels. Un compte personnel n'est protégé ni par l'authentification de l'organisation, ni par sa supervision. Son historique de conversations devient une archive accessible à quiconque récupère le mot de passe.

L'organisation reste responsable dans tous les cas. L'article 32 du RGPD lui impose de garantir la sécurité des données qu'elle traite, et l'article 33 l'oblige à notifier une violation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) dans les 72 heures. Ignorer qu'un agent utilisait un outil non validé ne l'exonère pas.

Pourquoi interdire ne fonctionne pas

Face à ces risques, le premier réflexe est souvent d'interdire. C'est rarement efficace, et les deux rapports publics de 2026 le disent clairement.

Le rapport des inspections générales place en tête de ses treize propositions la mise à disposition d'outils d'IA généralistes sécurisés pour tous les agents publics, précisément pour limiter le shadow IA. La logique est simple : un agent qui a besoin de résumer un document le fera de toute façon. La seule question est de savoir avec quel outil.

L'expérience de l'État le confirme. Après dix mois de test de l'outil conversationnel « L'Assistant » auprès de 10 000 agents, 56 % des utilisateurs déclarent avoir réduit leur recours à des solutions non souveraines, selon le bilan présenté avec le plan « Notre IA ». Fournir un outil validé fait reculer le shadow IA plus sûrement qu'une interdiction.

Cela rejoint ce que nous observions dans notre article sur les freins et les leviers de l'adoption de l'IA dans le secteur public : l'usage avance plus vite que le cadre. Une interdiction sans alternative ne ralentit pas l'usage, elle le rend invisible.

Le cas des réunions : l'usage de shadow IA le plus sous-estimé

Les réunions concentrent ce que les organisations ont de plus sensible : décisions non publiques, informations sur des personnes, arbitrages budgétaires, sujets de ressources humaines. Ce sont aussi elles qui génèrent le plus de travail de rédaction, et donc la plus forte tentation d'utiliser une IA.

Trois pratiques de shadow IA s'y retrouvent souvent :

• enregistrer la réunion avec une application gratuite sur son téléphone personnel ;

• coller ses notes ou la transcription dans un assistant grand public pour obtenir un compte rendu ;

• laisser un « bot » de prise de notes rejoindre une visioconférence, connecté au calendrier personnel d'un participant.

Dans les trois cas, l'enregistrement d'une parole prononcée à titre confidentiel part chez un prestataire que l'organisation ne connaît pas. S'y ajoute une obligation souvent oubliée : informer les participants avant d'enregistrer. Notre guide sur ce qu'il faut dire aux participants d'une réunion enregistrée par IA détaille cette information, étape par étape.

C'est le problème que nous avons voulu traiter avec NeoMeet. L'assistant de réunion est conforme au RGPD et à la norme International Organization for Standardization 27001 (ISO 27001), et hébergé exclusivement en France, en Suisse et en Allemagne, sur des serveurs certifiés ISO 27001, Service Organization Control 2 (SOC 2) et hébergeur de données de santé (HDS). Les enregistrements sont supprimés immédiatement après la génération du compte rendu, et aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles d'IA. Un kit microphone filaire couvre les réunions qui se tiennent en salle, là où les applications de visioconférence ne vont pas.

Quel que soit l'outil retenu, le principe reste le même : une réunion sensible mérite un outil choisi par l'organisation, pas par l'application la plus pratique sur le téléphone d'un participant. Pour comparer les solutions sur ces critères, notre comparatif 2026 des assistants de réunion IA conformes au RGPD reprend l'hébergement, la conservation et l'entraînement des modèles pour chacune.

Encadrer le shadow IA en 2026 : la procédure en 7 étapes

Cette procédure vaut pour une collectivité comme pour une entreprise. Les différences propres à chaque type d'organisation sont précisées dans les deux sections qui suivent.

1. Faire l'inventaire des usages réels. Interroger les équipes sans chercher de coupable : quels outils, pour quelles tâches, avec quelles données. Un questionnaire anonyme donne des réponses plus honnêtes qu'un audit. Base juridique : RGPD, article 30, registre des activités de traitement.

2. Classer les données selon leur sensibilité. Distinguer ce qui peut aller dans un outil grand public (un texte public à reformuler) de ce qui ne le peut jamais (données personnelles, santé, ressources humaines, informations non publiques). Base juridique : RGPD, articles 5 et 9.

3. Choisir et fournir un ou plusieurs outils validés. C'est l'étape qui fait reculer le shadow IA. L'outil doit couvrir les besoins réels identifiés à l'étape 1, sinon les usages parallèles continueront. Base juridique : RGPD, article 32, sécurité du traitement.

4. Signer un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur. Vérifier la durée de conservation, le lieu d'hébergement, l'absence d'entraînement sur vos données et la liste des sous-traitants. Base juridique : RGPD, article 28.

5. Rédiger une charte d'usage courte. Une page suffit : les outils autorisés, les données interdites, la marche à suivre en cas de doute. La CNIL recommande, dans ses questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative, d'encadrer ces usages « par des politiques ou chartes internes ». Base juridique : RGPD, article 24, responsabilité du responsable du traitement.

6. Former les utilisateurs. Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) impose aux organisations qui utilisent des systèmes d'IA de garantir un niveau suffisant de maîtrise de l'IA chez leur personnel. Une heure de formation pratique sur la charte vaut mieux qu'un long document. Base juridique : règlement (UE) 2024/1689, article 4.

7. Contrôler et ajuster chaque trimestre. Revoir les usages, mettre à jour la liste des outils, intégrer les nouveaux besoins. Le shadow IA revient dès que l'outil fourni ne suffit plus. Base juridique : RGPD, article 24, réexamen des mesures.

Pour l'intégration technique des outils retenus, notre guide pour intégrer l'IA dans son système d'information détaille le rôle du directeur des systèmes d'information (DSI), du responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) et du DPO.

Dans une collectivité : ce qui change en 2026

Les collectivités ne sont pas couvertes par les outils de l'État. Le plan « Notre IA » prévoit de généraliser L'Assistant à environ un million d'agents de l'État. C'est une avancée réelle, qui valide l'idée qu'un outil souverain fourni aux agents fait reculer le shadow IA. Mais ce déploiement concerne l'administration d'État : les collectivités n'y sont associées qu'indirectement, par un partage de bonnes pratiques avec la Banque des Territoires.

Les écarts entre collectivités sont importants. Selon le rapport des inspections générales, 49 % des collectivités de plus de 3 500 habitants ont lancé au moins un projet d'IA, alors que 73 % des communes plus petites n'en ont aucun. Dans ces dernières, l'absence de projet ne signifie pas l'absence d'usage : c'est là que le shadow IA a le plus de place, faute d'outil proposé.

L'agent reste tenu à la discrétion professionnelle. L'article L121-7 du Code général de la fonction publique (CGFP) impose à l'agent public la discrétion pour « tous les faits, informations ou documents » dont il a connaissance dans ses fonctions. Copier un document interne dans un outil grand public peut méconnaître cette obligation, même sans intention de le divulguer. La charte d'usage permet de le dire clairement, avant qu'un incident ne survienne.

Le dialogue social est attendu. Le rapport des inspections recommande de « renforcer le dialogue social technologique ». Présenter la charte et l'outil retenu en comité social territorial facilite l'adoption et évite que la règle soit vécue comme une sanction.

Pour situer ces choix dans le calendrier de la collectivité, notre article sur les cinq dossiers IA de la rentrée 2026 en comité de direction (CODIR) et notre guide sur l'AI Act et le RGPD pour les collectivités complètent cette section. Le volet cybersécurité, avec la transposition de la directive européenne NIS2 sur la cybersécurité, est traité dans notre article sur NIS2 et la loi Résilience.

Dans une entreprise : ce qui change en 2026

Les grandes entreprises sont en avance, les petites exposées. L'étude Microsoft France indique que 69 % des salariés des entreprises de plus de 250 personnes utilisent l'IA générative chaque semaine, contre 55 % dans les entreprises de moins de 20 salariés. Les secondes disposent rarement d'un outil validé ou d'une charte : l'usage y est presque entièrement personnel. La CNIL a publié avec France Num et la Confédération des petites et moyennes entreprises (CPME) des fiches pratiques sur l'IA générative dans les très petites entreprises (TPE) et les petites et moyennes entreprises (PME), adaptées à ces structures.

La charte doit être rendue opposable. Pour qu'une charte d'usage de l'IA puisse fonder une sanction, elle doit avoir la valeur d'une adjonction au règlement intérieur. L'article L1321-5 du Code du travail assimile à ces adjonctions les documents qui fixent des obligations générales et permanentes, et l'article L1321-4 en fixe la procédure : avis du comité social et économique (CSE), dépôt et communication à l'inspection du travail.

Le CSE doit être consulté. L'introduction d'outils d'IA dans le travail des salariés relève de l'introduction de nouvelles technologies, sur laquelle le CSE est informé et consulté au titre de l'article L2312-8 du Code du travail. Mieux vaut l'anticiper que le découvrir lors d'un contentieux.

Le coût d'un incident se chiffre. Le rapport IBM 2026 évalue à 5,39 millions de dollars le coût moyen d'une fuite impliquant le shadow IA, et indique que seules 32 % des organisations touchées disposaient d'une politique de gouvernance de l'IA en place. Pour une PME, l'ordre de grandeur importe moins que le constat : la plupart des incidents surviennent dans des organisations sans règle écrite.

Pour estimer ce que représente le temps passé à rédiger les comptes rendus, et donc la tentation d'utiliser un outil non validé, notre article sur le coût réel des réunions en 2026 propose une méthode de calcul.

Questions fréquentes sur le shadow IA

Le shadow IA est-il illégal ?

Utiliser un outil d'IA n'est pas illégal en soi. Le problème naît quand des données personnelles ou confidentielles y sont transmises sans contrat de sous-traitance, sans sécurité adaptée et sans information des personnes. L'organisation manque alors à ses obligations au titre du RGPD, notamment les articles 28 et 32, même si elle ignorait l'usage.

Qui est responsable en cas de fuite causée par un compte personnel ?

L'organisation reste responsable du traitement des données qu'elle détient. Elle doit notifier la violation à la CNIL dans les 72 heures si elle présente un risque, au titre de l'article 33 du RGPD. La responsabilité disciplinaire de l'agent ou du salarié peut être engagée si une charte opposable interdisait l'usage, mais elle ne remplace pas celle de l'organisation.

Faut-il interdire ChatGPT et les autres assistants grand public ?

Une interdiction sans alternative ne fonctionne pas : les usages continuent, mais deviennent invisibles. Le rapport des inspections générales recommande au contraire de fournir des outils sécurisés à tous les agents. La bonne approche consiste à proposer un outil validé, à préciser dans une charte quelles données ne doivent jamais sortir, et à former les équipes.

Comment savoir si mes équipes pratiquent le shadow IA ?

Le moyen le plus fiable est de leur demander, par un questionnaire anonyme, quels outils elles utilisent et pour quelles tâches. Les outils de supervision réseau donnent une indication complémentaire, mais ne voient pas les usages sur téléphone personnel. Selon les études de 2026, la question n'est plus de savoir s'il existe, mais où il se concentre.

Une collectivité peut-elle utiliser les outils d'IA de l'État ?

Le plan « Notre IA » prévoit de généraliser L'Assistant à environ un million d'agents de l'administration d'État. Les collectivités n'en sont pas destinataires directes : elles sont associées par un partage de bonnes pratiques avec la Banque des Territoires. Elles doivent donc choisir leurs propres outils, en appliquant les mêmes critères de souveraineté et de sécurité.

La formation des agents à l'IA est-elle obligatoire ?

Oui. Depuis le 2 février 2025, l'article 4 de l'AI Act impose aux organisations qui utilisent des systèmes d'IA de prendre des mesures pour garantir un niveau suffisant de maîtrise de l'IA chez leur personnel. Le texte ne fixe pas de format. Une formation courte, centrée sur la charte et sur les outils autorisés, constitue une réponse proportionnée.

Enregistrer une réunion avec une application gratuite, est-ce du shadow IA ?

Oui, si l'application n'a pas été validée par l'organisation. C'est même l'un des cas les plus sensibles, car une réunion contient souvent des informations confidentielles et des données sur des personnes. Il faut aussi informer les participants avant l'enregistrement. Un assistant de réunion choisi par l'organisation, avec un contrat et un hébergement maîtrisés, règle les deux questions.

Par où commencer quand on n'a encore rien mis en place ?

Commencez par l'inventaire des usages, puis choisissez un outil validé pour le besoin le plus fréquent, souvent la rédaction ou les comptes rendus de réunion. Une charte d'une page et une heure de formation suffisent pour démarrer. Notre plan en 30 jours pour automatiser ses comptes rendus donne un calendrier concret.

Sources

Textes européens

• Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, règlement général sur la protection des données, articles 5, 9, 24, 28, 30, 32 et 33

• Règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 sur l'intelligence artificielle, article 4

Textes français

• Code général de la fonction publique, article L121-7 (discrétion professionnelle)

• Code du travail, articles L1321-4, L1321-5 (règlement intérieur) et L2312-8 (consultation du CSE)

Inspections et administrations de l'État

• IGF, IGA et IGAS, Le déploiement de l'intelligence artificielle dans les administrations publiques : analyse comparée, enjeux et conditions de réussite, avril 2026

• ANSSI, CERT-FR, L'IA générative face aux attaques informatiques : synthèse de la menace en 2025, 4 février 2026

Autorités administratives indépendantes

• CNIL, Les questions-réponses de la CNIL sur l'utilisation d'un système d'IA générative, 18 juillet 2024

• CNIL, France Num et CPME, Utiliser l'IA générative dans les TPE et PME

Études

• Microsoft France et YouGov, étude sur l'usage de l'IA dans les entreprises françaises, 12 février 2026

• IBM et Ponemon Institute, Cost of a Data Breach Report 2026, juillet 2026

Médias spécialisés

• Banque des Territoires, Avec le plan « Notre IA », l'État accélère sur le déploiement des outils et la gouvernance, juin 2026

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