Mis à jour : octobre 2026 | Lecture : 12 minutes

En résumé : une collectivité qui enregistre une réunion pour en faire rédiger le compte rendu par une intelligence artificielle (IA) doit prévenir les participants avant le début de l'enregistrement. Trois textes s'appliquent en même temps. Le Code pénal punit l'enregistrement de paroles confidentielles sans consentement, mais présume ce consentement quand l'enregistrement se fait au vu et au su des personnes, qui pouvaient s'y opposer. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose d'expliquer qui traite les données, pourquoi, combien de temps et avec quels droits. Le droit de la fonction publique impose de consulter le comité social territorial avant de changer l'organisation des services. Pour une collectivité, le consentement et l'intérêt légitime ne sont en principe pas les bonnes bases juridiques : c'est la mission d'intérêt public.

Introduction

Les assistants de réunion fondés sur l'IA transcrivent les échanges et produisent un premier jet de compte rendu en quelques minutes. Dans une mairie ou une intercommunalité, ils servent au comité de direction (CODIR), aux réunions de service, aux commissions et parfois au conseil municipal. Le gain de temps est documenté dans notre analyse du coût réel des réunions en 2026.

Une question précède pourtant tout déploiement : que faut-il dire aux personnes présentes, et à quel moment ? Les réponses qui circulent en ligne sont souvent écrites pour des entreprises privées. Elles recommandent de recueillir le consentement ou de s'appuyer sur l'« intérêt légitime ». Pour une collectivité, ces deux réflexes sont en principe inadaptés.

Cet article reprend les textes applicables à une collectivité territoriale, les remet dans l'ordre d'une réunion réelle (avant, pendant, après), puis les applique aux principaux types de réunions. Il se termine par un modèle de mention d'information prêt à copier. Il complète notre article sur l'article 50 de l'AI Act et le PV de conseil municipal, qui traite du lecteur du compte rendu. Celui-ci traite des personnes enregistrées.

Trois textes, trois questions différentes en 2026

Trois corps de règles s'appliquent à une même réunion enregistrée. Ils ne posent pas la même question et ne se satisfont pas de la même réponse.

Le Code pénal sanctionne d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait d'enregistrer, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le même article prévoit que lorsque l'enregistrement est accompli au vu et au su des intéressés sans qu'ils s'y soient opposés, alors qu'ils étaient en mesure de le faire, leur consentement est présumé. Le Gouvernement l'a rappelé dans une réponse à une question écrite : sans possibilité de renoncer à l'enregistrement, le consentement ne peut pas être présumé.

Autrement dit, la protection pénale repose sur deux conditions cumulatives : l'enregistrement est connu, et il peut être refusé. Une simple annonce ne suffit pas si personne ne peut dire non.

Le RGPD pose une question distincte. Les voix et les propos des participants sont des données personnelles, leur enregistrement et leur transcription sont des traitements. Le responsable du traitement, ici la collectivité, doit informer les personnes au moment de la collecte, selon l'article 13 du règlement (UE) 2016/679.

Enfin, le droit de la fonction publique impose une étape collective. Le CST est consulté sur l'organisation et le fonctionnement des services, et la modification du règlement intérieur ou de la charte informatique figure parmi les saisines courantes, selon le récapitulatif du Centre interdépartemental de gestion de la Petite Couronne. L'introduction d'un assistant de réunion dans les pratiques de travail entre naturellement dans ce champ. Dans le secteur privé, l'équivalent est l'information préalable des salariés (article L1222-4 du Code du travail) et la consultation du comité social et économique (article L2312-38).

La base juridique d'une collectivité en 2026 : ni consentement, ni intérêt légitime

C'est le point sur lequel les guides grand public induisent le plus en erreur. Le RGPD prévoit six bases juridiques possibles. Deux reviennent constamment dans les conseils en ligne : le consentement et l'intérêt légitime.

Pour une collectivité, l'intérêt légitime est en principe exclu. La CNIL le rappelle : le RGPD prévoit que l'intérêt légitime ne peut pas constituer la base légale d'un traitement mis en œuvre par une autorité publique dans l'exécution de ses missions.

Le consentement est lui aussi fragile. Le Comité européen de la protection des données (CEPD) le souligne dans ses lignes directrices 05/2020 sur le consentement : le déséquilibre entre employeur et salarié rend rarement le consentement libre dans une relation de travail, alors que le RGPD exige qu'il le soit. Il cite le même problème pour les autorités publiques face aux personnes qu'elles administrent. Un consentement obtenu dans ces conditions peut être contesté.

La base adaptée est en général la mission d'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e, du RGPD) : la collectivité enregistre la réunion parce que le compte rendu sert l'exécution de ses missions. Cette base a une conséquence pratique. Elle ouvre aux participants un droit d'opposition (article 21 du RGPD), qui rejoint la condition du Code pénal : il faut pouvoir dire non.

Le choix de la base juridique relève du délégué à la protection des données (DPO) de la collectivité. Le point essentiel est de ne pas copier la mention d'information d'un outil grand public, souvent rédigée pour une entreprise.

Ce que la mention d'information doit contenir en 2026

L'article 13 du RGPD fixe la liste des informations à donner. Appliquée à un assistant de réunion, elle se traduit ainsi :

1. Qui traite les données : la collectivité, responsable du traitement, et les coordonnées de son DPO.

2. Pourquoi : produire le compte rendu de la réunion. Si l'enregistrement sert à autre chose, chaque finalité doit être annoncée.

3. Sur quelle base : la mission d'intérêt public, en principe.

4. Ce qui est traité : la voix, les propos, l'identité des intervenants dans le compte rendu.

5. Qui y accède : les destinataires du compte rendu, et l'éditeur de l'outil en tant que sous-traitant.

6. Où : le lieu d'hébergement, et l'existence éventuelle d'un transfert hors de l'Union européenne.

7. Combien de temps : la durée de conservation de l'enregistrement audio et celle du compte rendu, qui peuvent être différentes.

8. Avec quels droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, et réclamation auprès de la CNIL.

Les points 6 et 7 sont ceux que les collectivités renseignent le moins bien, parce qu'ils dépendent de l'outil choisi. Un éditeur qui héberge les données hors d'Europe ou conserve les enregistrements sans limite rend la mention plus lourde, et plus difficile à défendre. Notre test en 5 minutes sur les données de réunion et le CLOUD Act aide à vérifier ces deux points chez un fournisseur.

L'article 12 du RGPD impose que l'information soit concise, transparente, compréhensible et aisément accessible. La pratique la plus solide combine deux niveaux : une phrase courte dans l'invitation et à l'oral, qui renvoie vers une notice complète.

La procédure en 7 étapes : avant, pendant, après la réunion

Avant le déploiement

1. Inscrire le traitement au registre et fixer sa base juridique. Base juridique : articles 6 et 30 du RGPD. Le DPO inscrit l'assistant de réunion au registre des activités de traitement, avec la finalité, la base légale, les durées et le sous-traitant.

2. Évaluer le besoin d'une analyse d'impact. Base juridique : article 35 du RGPD. Une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) est à envisager si l'outil traite des réunions où circulent des données sensibles : santé, action sociale, situation d'agents. Notre guide pour intégrer l'IA dans son système d'information détaille cette étape.

3. Consulter le comité social territorial. Base juridique : article L253-5 du CGFP et décret n° 2021-571 du 10 mai 2021. L'avis porte sur l'usage de l'outil dans l'organisation du travail et, le cas échéant, sur la mise à jour de la charte informatique ou de la charte IA.

Avant chaque réunion

4. Informer dans l'invitation. Base juridique : articles 12 et 13 du RGPD. Une phrase dans l'invitation annonce l'enregistrement, sa finalité, et renvoie vers la notice complète. Les participants externes (partenaires, prestataires, usagers) sont concernés au même titre que les agents.

Pendant la réunion

5. Annoncer l'enregistrement à l'ouverture, de façon visible. Base juridique : article 226-1 du Code pénal. Le président de séance annonce oralement le démarrage de l'enregistrement. Un signal visible (voyant du micro, mention à l'écran) maintient l'information pendant toute la réunion.

6. Permettre réellement l'opposition. Base juridique : article 226-1 du Code pénal et article 21 du RGPD. Une personne doit pouvoir demander l'arrêt de l'enregistrement, pour toute la réunion ou pour un point précis, sans avoir à se justifier publiquement. Prévoir qui coupe l'enregistrement et comment, avant la réunion, évite l'improvisation. Les échanges informels avant l'ouverture et après la clôture ne doivent pas être captés.

Après la réunion

7. Ne garder que le nécessaire. Base juridique : article 5, paragraphe 1, points c et e, du RGPD (minimisation et limitation de la conservation). L'enregistrement audio n'a plus d'utilité une fois le compte rendu validé. Le supprimer dès ce moment réduit le risque et allège la mention d'information. Le compte rendu suit ses propres règles de conservation et d'archivage. Notre plan en 30 jours pour automatiser ses comptes rendus intègre cette étape de relecture et de purge.

La CNIL n'a pas publié de recommandation spécifique aux assistants de réunion. Sa doctrine la plus proche est sa fiche sur l'écoute et l'enregistrement des appels sur le lieu de travail. Elle y exclut les enregistrements permanents ou systématiques, sauf texte légal, et exige l'information et la consultation des représentants du personnel avant toute décision d'installation. Ces principes donnent la direction à suivre pour les réunions.

Le CEPD a précisé sa lecture dans une déclaration sur les lunettes connectées adoptée le 13 octobre 2026. Le texte ne vise pas les assistants de réunion, mais plusieurs de ses principes s'y transposent : un consentement recueilli après l'enregistrement n'est pas valable, un signal visible doit indiquer que l'enregistrement est en cours, l'enregistrement continu doit être limité, et le lieu de travail est identifié comme un contexte de risque de surveillance des agents.

Tableau 2026 : ce qu'il faut faire selon le type de réunion

Le cas du conseil municipal mérite une précision. Selon la jurisprudence administrative rappelée par le ministère de l'Intérieur dans une réponse à une question écrite, le principe de publicité des séances fonde le droit des conseillers comme du public d'enregistrer les débats et de les diffuser. L'accord des élus, qui s'expriment dans l'exercice de leur mandat, n'est pas requis. Le droit à l'image des personnels municipaux présents reste en revanche opposable.

Ce régime ne dispense pas la collectivité de ses obligations RGPD quand c'est elle qui enregistre pour produire le procès-verbal. Pour la publication de ce PV rédigé avec l'IA, l'article 50 de l'AI Act s'ajoute : il est détaillé dans notre arbre de décision sur le PV de conseil municipal.

Modèle de mention d'information prêt à copier

Ces deux modèles sont des points de départ. Le DPO de la collectivité doit les adapter : base juridique, durées et coordonnées.

Version courte, pour l'invitation et l'annonce orale :

Cette réunion sera enregistrée afin de produire son compte rendu à l'aide d'un outil d'intelligence artificielle. L'enregistrement audio sera supprimé après validation du compte rendu. Vous pouvez demander l'arrêt de l'enregistrement à tout moment, pour toute la réunion ou pour un point précis. Informations complètes : [lien vers la notice].

Notice complète, accessible par lien :

Responsable du traitement : [nom de la collectivité], [adresse]. Délégué à la protection des données : [contact].

Finalité : production du compte rendu de la réunion.

Base juridique : exécution d'une mission d'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e, du RGPD).

Données traitées : voix et propos des participants, identité des intervenants mentionnés dans le compte rendu.

Destinataires : participants à la réunion et [services destinataires du compte rendu]. L'éditeur de l'outil intervient comme sous-traitant.

Hébergement : [pays d'hébergement]. [Absence ou existence d'un transfert hors de l'Union européenne.]

Durées de conservation : enregistrement audio jusqu'à la validation du compte rendu ; compte rendu pendant [durée], selon les règles d'archivage applicables.

Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation et opposition, auprès de [contact]. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les 5 erreurs les plus fréquentes

Fonder le traitement sur le consentement ou l'intérêt légitime. Le premier est fragile dans une relation de travail, le second est exclu pour une autorité publique dans l'exécution de ses missions.

Informer après coup. Une note diffusée après l'installation de l'outil ne répond pas à l'exigence d'information préalable. L'information doit précéder l'enregistrement.

Laisser un robot rejoindre la visioconférence sans annonce. Certains outils intégrés aux plateformes de visioconférence peuvent être activés par un seul participant. Les autres ne savent pas toujours qu'ils sont enregistrés, ce qui fragilise la présomption de consentement.

Capter les échanges informels. Les minutes avant l'ouverture ou après la clôture ne relèvent pas de la finalité annoncée.

Réutiliser l'enregistrement pour une autre finalité. Un enregistrement fait pour le compte rendu ne peut pas servir à évaluer un agent sans information et base juridique propres. La reconnaissance des émotions des participants est d'ailleurs interdite sur le lieu de travail depuis le 2 février 2025, par l'article 5 de l'AI Act.

Ce que l'AI Act change, et ce qu'il ne change pas, en 2026

Le règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) n'a pas remplacé le RGPD pour cette question. Trois points le concernent directement.

L'information du lecteur du compte rendu. Depuis le 2 août 2026, l'article 50 impose de signaler certains textes générés par IA publiés pour informer le public. C'est une obligation distincte de l'information des participants, détaillée dans notre guide AI Act et RGPD pour les collectivités.

L'interdiction de la reconnaissance des émotions au travail. Elle s'applique depuis le 2 février 2025, sans report. Un assistant qui se limite à transcrire et structurer les échanges n'est pas concerné.

Le haut risque pour l'évaluation des agents. Un système d'IA utilisé pour évaluer des agents relève de l'annexe III, dont l'application a été reportée au 2 décembre 2027 par le règlement (UE) 2026/1744, dit Digital Omnibus. Transcrire un entretien n'est pas l'évaluer, mais la frontière doit être tenue.

Pour le reste, les obligations décrites dans cet article sont déjà applicables. Elles ne dépendent d'aucun calendrier européen à venir.

FAQ : informer les participants d'une réunion enregistrée par IA

Faut-il le consentement de chaque participant pour enregistrer une réunion ?

Pas au sens du RGPD pour une collectivité, dont la base juridique est en principe la mission d'intérêt public. Le Code pénal présume en revanche le consentement seulement si l'enregistrement se fait au vu et au su des participants, qui pouvaient s'y opposer. En pratique : annoncer clairement, et permettre réellement de refuser.

Une annonce orale en début de réunion suffit-elle ?

Elle est nécessaire mais pas suffisante. L'annonce orale répond au Code pénal. Le RGPD exige en plus une information complète : responsable, finalité, durée, destinataires, droits. La pratique la plus solide combine une phrase dans l'invitation, une annonce à l'ouverture et une notice détaillée accessible par lien.

Un agent peut-il refuser que la réunion soit enregistrée ?

Oui. Lorsque le traitement repose sur la mission d'intérêt public, l'article 21 du RGPD ouvre un droit d'opposition. Le Code pénal suppose aussi que la personne soit en mesure de s'opposer. La collectivité doit prévoir comment suspendre l'enregistrement, pour toute la réunion ou pour un point précis.

Faut-il consulter le comité social territorial avant de déployer un assistant de réunion ?

Il est fortement recommandé de le faire. Le CST est consulté sur l'organisation et le fonctionnement des services, selon l'article L253-5 du Code général de la fonction publique, et la modification de la charte informatique fait partie des saisines courantes. Un déploiement sans consultation fragilise l'outil et sa légitimité auprès des agents.

Peut-on enregistrer un conseil municipal avec une IA pour rédiger le PV ?

Oui. Les séances publiques peuvent être enregistrées et retransmises, selon l'article L2121-18 du CGCT. La collectivité qui enregistre reste toutefois responsable du traitement au sens du RGPD : elle informe les élus et le public, et respecte le droit à l'image des agents présents. La publication du PV relève ensuite de l'article 50 de l'AI Act.

Combien de temps conserver l'enregistrement audio ?

Le RGPD impose de ne pas conserver les données au-delà de ce qu'exige la finalité. Si l'enregistrement sert uniquement à produire le compte rendu, il n'a plus d'utilité après sa validation. Le supprimer à ce moment est la solution la plus simple à justifier. Le compte rendu, lui, suit les règles d'archivage applicables.

Les participants externes doivent-ils aussi être informés ?

Oui. Partenaires, prestataires, usagers ou candidats sont des personnes concernées au même titre que les agents. Leurs voix et leurs propos sont des données personnelles. La mention dans l'invitation est le moyen le plus fiable de les atteindre avant la réunion, complétée par l'annonce à l'ouverture.

L'AI Act impose-t-il une information spécifique aux participants ?

Pas pour un assistant qui transcrit et structure une réunion. L'information des participants relève du RGPD et du Code pénal. L'AI Act intervient sur d'autres points : le signalement de certains textes publiés, l'interdiction de la reconnaissance des émotions au travail, et le régime à haut risque si l'outil servait à évaluer des agents.

Sources

Les sources sont ordonnées par autorité décroissante.

Textes européens

• Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), articles 5, 6, 9, 12, 13, 21, 30 et 35, Journal officiel de l'Union européenne

• Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), articles 5, 50 et annexe III

• Règlement (UE) 2026/1744 dit Digital Omnibus sur l'IA, entré en vigueur le 27 juillet 2026

Institutions européennes

• Comité européen de la protection des données, Déclaration sur les lunettes connectées, 13 octobre 2026

• Comité européen de la protection des données, Lignes directrices 05/2020 sur le consentement au sens du règlement 2016/679, version 1.1, mai 2020

Textes français

• Article 226-1 du Code pénal

• Articles L2121-16 et L2121-18 du Code général des collectivités territoriales

• Article L253-5 du Code général de la fonction publique

• Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021 relatif aux comités sociaux territoriaux

• Articles L1222-4 et L2312-38 du Code du travail

Autorités administratives indépendantes

• CNIL, L'écoute et l'enregistrement des appels sur le lieu de travail

• CNIL, L'intérêt légitime : comment fonder un traitement sur cette base légale ?

• CNIL, La mission d'intérêt public

Parlement et administration

• Assemblée nationale, question écrite n° 64382 et réponse du ministère de l'Intérieur, sur l'enregistrement des séances du conseil municipal

• Assemblée nationale, question écrite n° 17430 et réponse du Gouvernement, sur la présomption de consentement de l'article 226-1 du Code pénal

Organismes publics de gestion

• Centre interdépartemental de gestion de la Petite Couronne, Récapitulatif des principales questions soumises au comité social territorial, mise à jour du 1er janvier 2023

Cet article fait partie d'une série consacrée à l'IA souveraine, à la conformité et au secteur public. Consultez aussi :

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